Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10
Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Leestijd 5 minuten
Facturatie
factuurprogramma-blog.png

Met deze zeven stappen kies je het beste factuurprogramma!

Wat is er nou leuker dan facturen sturen? Het is een goed teken wanneer je er veel stuurt, want dat betekent dat je onderneming winst oplevert. Het maken van een factuur kost echter wel wat tijd, en zodra je er meer moet sturen neemt de tijd die je eraan kwijt bent alleen maar toe. Bovendien is er een kans dat je het overzicht kwijt raakt, zodra de factuurstroom toeneemt. Wanneer je ook nog eens veel facturen ontvangt, neemt de kans op vergeten facturen alleen nog maar toe.

In dit geval is het wellicht verstandig om een factuurprogramma aan te schaffen dat orde schept in de factuurstroom. Maar hoe werkt zo’n programma? Hoe kies ik het juiste factuurprogramma? En wat kost een factuurprogramma? In dit artikel beantwoord ik al deze vragen en laat ik je in zeven stappen de juiste facturatie software kiezen.

Het opstellen van een factuur kost tijd, en zodra je er meer moet sturen neemt de tijd die je eraan kwijt bent alleen maar toe

Stap 1: Definiëren: Wat is een factuurprogramma?

Te beginnen bij het begin. Een factuurprogramma is een instrument dat je helpt om je facturatie op orde te houden en te verwerken. Alle facturen worden digitaal opgeslagen en er wordt altijd een back-up gemaakt. Bij steeds meer factuurprogramma’s gebeurt dit in de cloud.

Stap 2: Oriënteren: Wat voor soorten factuurprogramma’s zijn er allemaal?

Er is een grof onderscheid te maken tussen gratis en betaalde software. Wanneer je een kleine eenmanszaak hebt, of je werkt voor jezelf naast een vaste baan, dan zul je ook niet veel facturen hoeven te versturen. En wanneer je bereid bent om enige tijd en energie te steken in het zelf maken van facturen, is factureren met Excel een goede eerste stap. Je hebt op deze manier volledige vrijheid wat betreft de informatie en opmaak van jouw facturen. En het is gratis natuurlijk. Je moet er wel goed op letten dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. Je kunt hiervoor een template downloaden. Maar het werken met Excel is foutgevoelig en kost je dus veel aandacht en tijd.

Wanneer je bereid bent om enige tijd en energie te steken in het zelf maken van facturen, is werken met Excel een eerste stap

Stap 3: Onderscheid maken: Wat doet betaalde factuur software voor mij?

Wanneer de factuurstroom toeneemt wil je deze het liefst zoveel mogelijk automatiseren. Een stap naar betaalde facturatie software is dan ook een logische. Maar in de betaalde software is vaak ook nog veel verschil in functies, zo is er bij de ene software de mogelijkheid voor de klant om te betalen met iDEAL en met de andere is er een integratie met boekhoudsoftware.

factuurprogramma-bon

Stelt factuur automatisch op

Alle factuur software is voorzien van vaste templates waarmee je een factuur volgens de wettelijke eisen kunt opstellen. Wanneer je een factuurregel wilt toevoegen, kan dat natuurlijk ook. Om ervoor te zorgen dat je factuur er professioneel en herkenbaar uitziet kun jij je eigen logo en huisstijl toevoegen aan de factuur. Dit hoef je overigens maar één keer te doen. Het enige wat je nu nog hoeft te doen, is de gegevens invullen die bij de factuur horen. Daarna is de factuur klaar om verstuurd te worden. Je verstuurt het bestand in een PDF-bestand per e-mail naar de klant. Klaar is Kees.

Om ervoor te zorgen dat je factuur er professioneel en herkenbaar uitziet kun jij je eigen logo en huisstijl toevoegen aan de factuur

Producten worden herkend

Nu je dit onder de knie hebt, wil je natuurlijk dat dit proces in het vervolg zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd, zodat je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent. Bij de meeste software worden dan ook diensten of producten die je al een keer hebt gebruikt, herkend door de software en automatisch ingevuld. Eventuele kortingen worden in een aparte regel duidelijk weergegeven. De BTW- en totaalbedragen worden ook automatisch berekend.

Stap 4: Verdiepen: Wat voor functies heeft facturatie software nog meer?

Nu je de automatisering in de vingers begint te krijgen wil je dat zoveel mogelijk toepassen. Wanneer je veel offertes verstuurt, wil je natuurlijk dat deze dezelfde huisstijl hebben als jouw facturen. Ook heb je natuurlijk geen zin om de handmatig over te kloppen in je factuurprogramma. Bij de meeste software is het dan ook mogelijk om met de software offertes op te stellen te versturen sturen in jouw huisstijl. Wanneer de klant de offerte heeft geaccepteerd kun je met sommige software de offerte automatisch omzetten in een factuur. Dit scheelt weer tijd en de kans op het maken van menselijke fouten bij het overtypen van de offerte naar een factuur is uitgesloten.

Verder kun je periodiek gaan factureren en automatische betalingsherinneringen gaan sturen. Periodiek factureren is het factureren met een vaste regelmaat. Je verstuurt dus periodiek, bijvoorbeeld per week, maand of kwartaal een factuur. Je kunt je voorstellen dat deze functie ideaal is voor bedrijven die werken met abonnementen.

Het automatisch omzetten van offerte naar factuur scheelt tijd

Maar dat is nog niet alles. Er is ook facturatie software die je een reminder stuurt wanneer een factuur nog niet is betaald. Met jouw goedkeuring stuurt de software dan ook een betalingsherinnering aan de klant. Hiermee herinner je de betreffende klant weer even aan de nog te betalen factuur en vergroot je de kans dat de betaling sneller binnenkomt. Er is ook een mogelijkheid om de software dit volledig automatisch te laten doen. Je kunt de voorwaarden zelf instellen, zodat de software niet ongevraagd herinneringen stuurt.

Wat is e-factureren?

Het nieuwste snufje op het gebied van facturatie-automatisering is e-factureren. E-facturatie geeft je de mogelijkheid om geautomatiseerd een gestructureerde digitale factuur op te stellen en te versturen. Een e-factuur kan eenvoudig van het ene systeem automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Het vergemakkelijkt dus het facturatieproces met beperkte menselijke tussenkomst.

De facturatie software moet wel UBL Ready zijn om te kunnen e-factureren. UBL? Dat staat voor Universal Business Language en is de taal die nodig is om de verschillende software met elkaar te laten ‘praten’. Hierbij staan alle gegevens op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een UBL-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

Er is ook facturatie software je een reminder stuurt wanneer een factuur nog niet is betaald

Factuurprogramma is ook mobiel

Ondernemers hebben steeds meer behoefte aan mobiele applicaties waarmee je kunt factureren omdat ze zelf ook steeds mobieler worden. Wanneer je in de trein zit nadat je op een afspraak bent geweest bij een klant, dan is het bijvoorbeeld heel handig om met de net gemaakte afspraken nog vers in het geheugen een factuur op te stellen.

Zo is de kans op vergeten facturen kleiner en ontstaat er minder snel onenigheid over de inhoud van je factuur. Bovendien kom je professioneler over wanneer geen fouten worden gemaakt en worden facturen sneller verstuurd en betaald. Je kunt ook bonnetjes en inkoopfacturen met de app verwerken. Dit gaat sneller met de app, omdat je alleen maar een foto hoeft te maken met de smartphone.

Wat voor koppelingen heeft een factuurprogramma?

Met een factuurprogramma is het mogelijk om met andere software te koppelen. Wanneer je ook een boekhoudprogramma hebt, is het mogelijk hiermee te koppelen. Dit heeft als voordeel dat wanneer een factuur is betaald, deze automatisch wordt verwerkt in het boekhoudprogramma. Dit scheelt weer handmatig een factuur intypen in je boekhoudsoftware. Vaak is deze software wel duurder dan ‘alleen’ een factuurprogramma, omdat je naast facturatie software ook beschikt over een boekhoudpakket en beschikt over een koppeling met urenregistratie zodat uren automatisch gefactureerd kunnen worden.

Wanneer je ook een boekhoudprogramma hebt, is het mogelijk hiermee te koppelen

Automatisch transacties in je factuurprogramma laden

Verder is het mogelijk om de factuur software te koppelen aan de bank. Er zijn twee manieren om je facturatie software te koppelen aan een bank. Bij beide koppelingen heb je een zakelijke rekening nodig. Ten eerste is er de automatische bankkoppeling waarbij automatisch dagelijks al je banktransacties in je factuurprogramma worden ingeladen. Wanneer er een factuur is betaald zal dat dus worden aangepast in je facturatie software.

Je kunt ook de inkoopfacturen selecteren die je wilt betalen. Wanneer je deze hebt betaald, stuurt de bank je, meestal in de vorm van een e-mail of app, direct een bericht waarin staat dat je een betaling moet goedkeuren. Je bevestigt de betalingen, de facturen worden betaald en de bankadministratie is direct bijgewerkt. De meeste facturatie softwarepakketten zijn gekoppeld met Rabobank, ABN Amro, ING en KNAB.

Heb je geen rekening bij de bovengenoemde banken? Dan is er ook de mogelijkheid om bij- en afschrijvingen vanuit de bank te importeren en in je software te zetten. De meeste Nederlandse banken bieden de mogelijkheid om via internetbankieren een exportbestand (MT940, CSV of XML) te maken van je bankafschriften. Dit bestand importeer je direct in je factuur software. Zodra je gegevens in je factuurprogramma zitten, kun je deze automatisch versturen en indelen. De huur die elke maand wordt afgeschreven, komt automatisch in de categorie ‘vaste lasten’. Facturen die zijn betaald, worden automatisch weggestreept.

Bij een automatische bankkoppeling worden automatisch dagelijks al je banktransacties in je factuurprogramma ingeladen

Stap 5: Finacieren: Wat kost factuur software?

De eisen die een ondernemer heeft aan een factuurprogramma lopen erg uiteen. De kosten dus ook. Wanneer je maar een paar facturen per maand verstuurt en genoeg kennis hebt van Excel en het niet erg vindt om tijd te spenderen aan het maken van facturen, dan kun je uit de voeten met de gratis Excel-oplossing.

Er is ook gratis software beschikbaar om de factuurstroom te automatiseren. Dit zijn wel ‘uitgeklede’ systemen, die niet veel functionaliteiten hebben of waar het aantal facturen dat je kunt versturen, beperkt is. Voor een paar euro per maand heb je software waar dit limiet is verdwenen en waarmee je gebruik kunt maken van meer functionaliteiten. Hier geldt grofweg: hoe meer functionaliteiten, hoe hoger de prijs. Dan is er nog de facturatie software die is geïntegreerd in een boekhoud- of CRM systeem. Deze software is het duurst, maar dan krijg je er ook meteen heel veel voor terug.

De eisen die een ondernemer heeft aan een factuurprogramma lopen erg uiteen. De kosten dus ook

Stap 6: Afweging maken: Wat zijn de voordelen van een factuurprogramma?

Nu ik de verschillende mogelijkheden om je factuurstroom zoveel mogelijk te automatiseren heb genoemd, is het tijd om de voordelen op een rijtje te zetten.

  • Het bespaart tijd. Omdat je niet meer handmatig facturen hoeft op te stellen, maar doordat dit digitaal gebeurt, bespaar je veel tijd.
  • Het bespaart geld. Geen facturen meer per post versturen, hiermee bespaar je op porto-, inkt- en papierkosten
  • Het geeft overzicht. Omdat de hele factuurstroom wordt bijgehouden heb je een goed overzicht in welke facturen wel zijn betaald en welke nog uitstaan. Zo vergeet je ook geen facturen te betalen en te innen. Dit bespaart weer geld
  • Er is een koppeling mogelijk met boekhoudsoftware. Omdat de facturen automatisch worden verwerkt in de boekhouding, bespaar je tijd
  • Altijd en overal factureren. Omdat de software ook een mobiele app heeft, kun je altijd en overal je factuur versturen en het factuuroverzicht inzien
  • Facturen zien er professioneel en herkenbaar uit. Hierdoor worden facturen sneller betaald

Stap 7: Beslissen: Hoe kies ik het juiste factuurprogramma?

Al de bovengenoemde functies en prijzen neem je mee in de keuze voor je factuurprogramma. Hoe meer functies de software heeft, hoe meer je kunt automatiseren. Over het algemeen betaal je dan dus ook meer voor een abonnement. En als je deze functies niet nodig hebt, betaal je onnodig veel abonnementskosten. Stel jezelf voordat je een keuze maakt daarom de volgende vragen:

  • Heb je een bedrijf dat voornamelijk periodiek facturen verstuurt? Dan is het heel handig dat de facturatie software is voorzien van de functie ‘periodieke facturatie’.
  • Vind je het belangrijk vindt dat de klant het zo makkelijk wordt gemaakt om te betalen? Dan is een iDeal of PayPal-integratie heel handig
  • Wil je dat het factureren zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd? Dan kun je kiezen voor een factuurprogramma dat UBL Ready is of dat je offertes automatisch kunt omzetten naar een factuur
  • Ben je veel onderweg en heb je je smartphone altijd bij je. Dan is factuur software met een mobiele app een uitkomst
  • Wil je een integratie met boekhoudsoftware? Dan moet je erop letten dat dit mogelijk is met de software waar jij je oog op hebt laten vallen
  • Wil je snel je bankmutaties in kunnen zien? Kies dan voor een factuurprogramma met een bankkoppeling
Wil je dat het factureren zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd? Dan kun je kiezen voor een factuurprogramma dat UBL Ready is

Een factuurprogramma is er voor iedereen

De mogelijkheden die je met een factuurprogramma hebt, zijn heel divers. Voor iedere ondernemer is er dus wel een geschikte software te vinden. Het begint bij een gratis programma waarmee je uit de voeten wanneer je niet veel facturen stuurt. Dit gaat tot een geheel geautomatiseerde factuurstroom dat e-facturen automatisch verstuurt en verwerkt. Kortom, er is voor ieder wat wils.

Populaire software

Yoobi urenregistratie en facturatie in 1 (Tip) Logo

Yoobi urenregistratie en facturatie in 1 (Tip)

Cijfer: 8.9
Reviews: 22
Bekijk software
Yoobi
Facturatie
WeFact Standard (30 dagen gratis) Logo

WeFact Standard (30 dagen gratis)

Cijfer: 10.0
Reviews: 16
Bekijk software
WeFact
Facturatie
Thinq Online Facturatie Logo

Thinq Online Facturatie

Cijfer: 8.2
Reviews: 111
Bekijk software
Thinq
Facturatie
Teamleader Logo

Teamleader

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
Teamleader
Facturatie
Rompslomp Premium - Ideaal voor grootgebruikers Logo

Rompslomp Premium - Ideaal voor grootgebruikers

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
Rompslomp.nl
Facturatie
Terug naar boven

Delen via:

Products