Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10

Debiteurenbeheer software? Vergelijk op prijs, functies & reviews!

Je voert een succesvol debiteurenbeheer als de debiteurenpost, ten opzichte van de omzet, zo laag mogelijk is. Met andere woorden; als de facturen volledig en op tijd zijn betaald. Achter facturen aan zitten is nooit fijn. Met een debiteurenbeheer software zorg je ervoor dat facturen sneller worden betaald, kun je alles overzichtelijk bijhouden en heb je een georganiseerd debiteurenbeheer. Hieronder vind je een handig overzicht van factuur software met een debiteurenbeheer functie.

Wat is een debiteurenbeheer?

Met het debiteurenbeheer zorg je ervoor dat verstuurde facturen ook daadwerkelijk betaald worden. De debiteuren zijn je klanten die nog moeten betalen. De crediteuren zijn de mensen die jij nog moet betalen. Het in kaart brengen van wie er nog moeten betalen noem je de debiteurenadministratie. Het niet betalen van facturen komt vaker voor dan je wellicht denkt. Maar eenderde van alle facturen wordt uiteindelijk binnen de betalingstermijn betaald. Het feit dat facturen niet betaald worden of te laat worden betaald, kan voortkomen uit financiële problemen, kwade opzet of enkel en alleen uit slordigheid van de administratie. Om ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald, kun je vaak een aantal verschillende stappen ondernemen zoals, een telefonische herinnering, een schriftelijke herinnering of een aanmaning.

Goed debiteurenbeheer begint bij jezelf

Een goed debiteurenbeheer begint bij jou en je bedrijf. Zorg ervoor dat wanneer je op je facturen een betalingstermijn van twee weken vermeldt, je niet pas na een maand gaat kijken of de facturen wel zijn betaald. Een optimaal debiteurenbeheer is mogelijk door de administratie goed bij te houden. Dit kun je zelf doen, maar je kan er ook voor kiezen een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen zoals, een incassokantoor, een deurwaarder of een advocatenkantoor. Het overdragen van het debiteurenbeheer aan een bank of factormaatschappij wordt ook wel factoring genoemd.

Dilemma: je debiteuren zijn ook je klanten

Het eeuwige dilemma blijft toch wel het feit dat je debiteuren ook je klanten zijn. Een zorgvuldig opgebouwde relatie wil je graag behouden. Debiteuren zijn in de eerste plaats klanten die voor omzet zorgen, omzet die je ook niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wil je ook graag dat je klanten op tijd de facturen betalen. Je zult klanten dan ook af en toe moeten aanspreken op het betalingsgedrag. Maar het debiteurenbeheer is meer dan achter (te) late betalers aan zitten. In eerste instantie is het belangrijk de debiteurenadministratie te stroomlijnen. Van de orderbon, het formuleren van betalingscondities, de algemene leveringsvoorwaarden tot het inboeken van de ontvangen betalingen. Het informeren naar de status van een betaling hoort hier ook vaak bij. Klanten die eenmalig laat betalen, zullen (in de meeste gevallen) steeds langer op zich laten wachten met de betaling. Zolang je je klanten vriendelijk herinnert aan het feit dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat jij de administratie op orde hebt en dat komt professioneel over.

Zelf je debiteurenbeheer structureren

Structuur aanbrengen in je debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de facturen. Het opmaken van de facturen is het begin van de communicatie in het debiteurenbeheer. Een factuur moet overzichtelijk zijn en klanten moeten direct kunnen zien welke informatie van belang is bij de betaling. De factuur moet onder andere zijn voorzien van een factuurnummer, de datum en een omschrijving van het geleverde product of de geleverde dienst. Ook is het belangrijk dat je de factuur aan de juiste persoon richt. Verder kan een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden er ook voor zorgen dat klanten sneller de factuur betalen. Heb je zelf geen Algemene Voorwaarden, dan kun je verwijzen naar de Algemene Voorwaarden van de branche waarin je werkzaam bent. Natuurlijk moet je er ook voor zorgen dat de factuur op tijd wordt verstuurd. Hoe later je de factuur verstuurd, hoe later de betaling rond is. Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Stuur geen '€˜eerste'€™ herinnering, een debiteur wacht dan op een '€˜tweede'€™. Hetzelfde geldt voor een aanmaning. De meeste bedrijven hanteren een cyclus van ongeveer 60 dagen; na 30 dagen volgt een herinnering en 14 dagen na de herinnering volgt een aanmaning.

De betalingstermijn in de hand houden

Wanneer klanten niet binnen de betalingstermijn betalen, begin je vanzelfsprekend met een herinnering. Je stuurt een vriendelijk bericht met het verzoek het verschuldigde factuurbedrag binnen (bijvoorbeeld) acht dagen te betalen. Betalen klanten nog steeds niet, dan kun je ervoor kiezen nogmaals een herinnering te sturen. Daarnaast kun je ook gaan bellen en vraag je, als dat mogelijk is, naar degene die verantwoordelijk is voor de administratie. Alle contacten en notities kun je met behulp van een debiteurenbeheer software bijhouden in een overzicht. Denk daarbij aan brieven, telefoontjes en afspraken. Heb je drie weken na het versturen van de eerste herinnering de betaling nog niet binnen, dan kun je ervoor kiezen een sommatie of ingebrekestelling te sturen. Bij dit laatste is het belangrijk het vetgedrukt in de kop van de brief te plaatsen. Heeft zelfs de ingebrekestelling geen effect, dan kun je de incassoprocedure gaan starten.

Debiteurenbeheer software gratis proberen?

Het gebruik van een debiteurenbeheer software zorgt voor een overzichtelijk geheel. Verder zorgt het voor een eenvoudig en snel proces. Overweeg je hiervoor te kiezen voor debiteurenbeheer software, dan is het mogelijk deze eerst te kunnen proberen. De meeste softwareleveranciers hanteren een proefperiode van 14 of 30 dagen. Zo weet je zeker dat het softwareprogramma prettig werkt en aan je wensen voldoet.

Products