Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10

E-factuur maken en versturen met facturatie software?

E-factuur, één van de meest gehoorde begrippen van de afgelopen tijd. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand waarbij een vaste indeling van de gegevens geldt. Een e-factuur kan met een boekhoud- of factuurprogramma elektronisch worden verwerkt. Met de facturatie software op deze pagina maak en verstuur je eenvoudig en snel een e-factuur. Handmatige verwerking van facturen is daarmee verleden tijd.

Waarom e-facturatie?

Een e-factuur heeft dezelfde inhoud als een €˜normale€™ factuur. Het biedt veel voordelen om over te stappen naar e-facturatie.

Lagere kosten

Zo zijn vooral de kosten lager, want papieren facturen verzenden kost immers geld. Je betaalt niet alleen de verzendkosten zelf, maar natuurlijk ook de inkt en het papier. Voor één factuur lijkt dit een klein bedrag, maar hoe meer facturen, hoe hoger de kosten voor het totale aantal. E-facturatie is daarom een eenvoudige manier om kosten te besparen.

Eenvoudig en overzichtelijk archiveren

Daarnaast zijn e-facturen gemakkelijker te archiveren. Een e-factuur is eenvoudiger te vinden in een facturatieprogramma, dan in een boekenkast vol met verschillende mappen vol facturen. Het is natuurlijk wel verstandig ook een back-up te maken van al je facturen. Dan kan je doen door middel van geprinte versies, maar ook bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf.

Sneller verwerking

Een ander belangrijk voordeel is dat een e-factuur een snelle verwerking kent. Stuur je een papieren factuur, dan moet de klant altijd eerst controleren of dit geen verdwaalde factuur is. Het is heel goed mogelijk dat een klant de factuur digitaal wil verwerken of deze bijvoorbeeld naar iemand anders door wil sturen. Als de papieren factuur dan eerst moet worden overgetypt of moet worden ingescand, kost dit extra handelingen. Een e-factuur is direct beschikbaar na verzending en deze verzending, bijvoorbeeld via e-mail gaat natuurlijk veel sneller dan via de post.

Minder verwerkingsfouten

Over het algemeen zorgt een e-factuur voor minder fouten. Het gebeurt bijvoorbeeld wel eens dat er post zoek raakt of dat de post op een verkeerd adres wordt bezorgd. Gebeurt dit met een factuur dan duurt het langer voordat de klant deze ontvangt. Met een e-factuur kan dit vrijwel niet verkeerd gaan.

E-facturatie verplicht in 2017

In Nederland worden enorm veel papieren facturen verstuurd. Door middel van e-facturatie kan dit allemaal veel sneller, goedkoper, eenvoudiger, nauwkeuriger en voorkomt het fraude. Verwar e-facturatie niet met het digitaliseren van een factuur. E-facturatie is niet het verzenden van een PDF bestand via de mail. Met e-facturatie maak je gebruik van een facturatie software. Hierdoor kan er bijvoorbeeld al geminderd worden in het papier dat gebruikt wordt voor het versturen van facturen. Helaas is elektronisch factureren nog niet zo goed ingeburgerd als gehoopt. De Nederlandse Rijksoverheid heeft daarom, in overleg met verschillende belangenorganisaties, vastgesteld dat per 1 januari 2017 e-facturatie verplicht wordt. Vanaf 1 januari dienen de organisaties die zaken doen met de overheid dus over te stappen op elektronisch factureren. De overheid hoopt met deze verplichting een bedrag van tien miljoen euro te besparen.

De overheid neemt de eerste stap

De verschillende betrokken belangenorganisaties hopen dat de overheid de eerste stap neemt en een voorbeeldrol gaat vervullen. In de hoop dat e-facturatie dan sneller opgepikt wordt door andere grote bedrijven en vervolgens ook door de kleine bedrijven. Op deze manier hoopt de overheid dat werkend Nederland de voordelen gaat inzien van elektronisch factureren.

E-facturatie met UBL functionaliteit

Voor e-facturatie heb je een factuur- of boekhoudprogramma nodig. Moet je hier nog in investeren? Zorg er dan ook direct voor dat het programma dat je kiest voorzien is van de UBL (Universal Business Language) functionaliteit. Deze functionaliteit zorgt niet alleen voor een factuur in PDF-formaat, maar ook voor een UBL-formaat. Een PDF-formaat voor de overzichtelijkheid en de leesbaarheid en een UBL-formaat voor een automatisch boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem. Door middel van deze functionaliteit kan er enorm veel tijd worden bespaard op de handmatige invoering, zowel bij inkomende als uitgaande facturen. Dat voorkomt ook nog eens invoer- en verwerkingsfouten.

E-facturatie en de toekomst

In Europa zijn er al een aantal landen die gebruik maken van e-facturatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Spanje, Portugal en Finland. Nederland kan vanaf 1 januari 2017 ook aan dit rijtje worden toegevoegd. Waarschijnlijk zullen ook andere Europese landen snel volgen. Het is niet meer de vraag of bedrijven overstappen naar elektronisch factureren, maar wanneer zij dat gaan doen. Er zijn natuurlijk al een aantal bedrijven die deze stap hebben gemaakt en klanten en leveranciers ook verplichten om aan e-facturatie te doen. Stap daarom als bedrijf, klein of groot, zo snel mogelijk over. Vanaf 1 januari 2017 is elektronisch factureren verplicht bij overheidsinstellingen. Al je nu overstapt, heb je dus nog even de tijd om te wennen aan deze nieuwe manier van facturatie!

Products