Wat zijn de wettelijke eisen voor facturen?

Wanneer je zakelijk diensten of producten levert moet je deze leveringen factureren. Dit doe je door een factuur te maken en versturen. De Belastingdienst stelt iedere onderneming verplicht om een administratie van verzonden en ontvangen facturen bij te houden.

Dit doen zij omdat op basis van de administratie bepaald kan worden hoeveel BTW en Inkomstenbelasting/Vennootschapsbelasting je bedrijf af moet dragen. Op deze pagina lichten we de wettelijke eisen aan een factuur toe en komen alle aspecten van een factuur sturen aan bod.

Factuur opstellen: wettelijke eisen facturen

Je moet van de Belastingdienst minimaal de volgende gegevens op de facturen vermelden:

• Je volledige naam of de handelsnaam en het vestigingsadres van je bedrijf;
• De (handels)naam en het (vestigings)adres van de klant;
• Vermelding van de datum waarop je de factuur verstuurt: de factuurdatum;
• Een doorlopende en opeenvolgende nummering van de facturen zodat iedere factuur een uniek factuurnummer heeft;
• Het BTW-nummer van je bedrijf;
• Het KvK-nummer waarmee je bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
• Een duidelijke omschrijving van de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die je hebt geleverd;
• De datum waarop je het product of de dienst hebt geleverd of hebt voltooid. Als er sprake is van een vooruitbetaling, vermeld dan de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan wanneer deze anders is dan de factuurdatum;
• De prijs van de levering of dienst exclusief BTW en inclusief BTW;
• Het totale BTW bedrag van de levering of dienst.

Elektronische facturen

Voor een elektronische of digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor papieren facturen. Van deze facturen moet een (digitale) kopie bewaard worden in de administratie.

Factureren volgens de wettelijke eisen met een factuurprogramma

Met factuur software kan je het factureren digitaliseren, waardoor je facturen online kunt versturen naar je klanten. Door te werken met een factuurprogramma zullen alle facturen voldoen aan de wettelijk gestelde eisen. Met een factuurprogramma handel je snel en efficiënt. Maar hoe kies je de beste software? Wat is jouw wensenlijst bij het kiezen van facturatie software, welke functies heb je nodig om snel en efficiënt te kunnen werken? Gebruik je daarnaast al andere software en andere apps? Start hieronder de keuzehulp en wij vergelijken voor jou de beste software. Zo vinden we de software die bij jou past.

Verschillende soorten facturen: vereenvoudigde factuur

In principe zijn er twee verschillende soorten facturen te onderscheiden. Namelijk facturen met een waarde boven de €100,- en facturen met een waarde kleiner dan €100,-. Voor een factuur met een waarde onder de honderd euro gelden minder regels. Bij de zogenaamde vereenvoudigde factuur kun je volstaan met de volgende gegevens:

• De factuurdatum;
• De eigen NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats);
• Een beschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten;
• Het te betalen BTW-bedrag.

Voor facturen met een waarde boven €100,- gelden de wettelijke eisen

Factuur administratie bijhouden

Als ondernemer ben je verplicht om een deugdelijke en inzichtelijke administratie bij te houden. Dit betekent onder andere dat je alle facturen die je verstuurt en ontvangt minimaal 7 jaar moet bewaren. Facturen van onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. De Belastingdienst kan ervoor kiezen om de administratie te controleren. Op basis van de administratie doe je BTW aangifte en bereken je de fiscale winst van je onderneming.

Bijzondere facturatie methoden

Er zijn een aantal bijzondere gevallen waarbij de facturatie methode net iets af wijkt. Je in dat geval een aantal extra gegevens op de factuur vermelden. We kennen de volgende uitzonderingen:

• De afnemer schrijft zelf de factuur. Vermeld in dit geval “Factuur uitgereikt door afnemer” op de factuur. Deze methode van factureren wordt billing genoemd.
• Er is een verleggingsregeling van toepassing. Je vermeldt dan op de factuur: “BTW verlegd”.

Rekeningnummer en IBAN op de factuur

Het is niet wettelijk verplicht om het eigen rekeningnummer op facturen te zetten. Indien je wilt voorkomen dat de klant langs moet komen om de factuur contant te voldoen, is het vermelden van een rekeningnummer wel zo handig. Je kunt je rekeningnummer bij de NAW gegevens vermelden of onderaan de factuur. Sinds februari 2014 kun je alleen nog (giraal) betalen en betaald worden met een IBAN rekeningnummer. Dit rekeningnummer is langer dan je oude rekeningnummer, dat nu niet meer te gebruiken is. Je IBAN nummer kun je achterhalen door contact op te nemen met je bank. De meeste banken vermelden je IBAN nummer alle bankafschriften of op je bankpas.

Betalingstermijn van je facturen

Niet wettelijk verplicht maar wel erg belangrijk bij een factuur maken: de betalingstermijn. Zeker als bedrijven wat krap bij kas zitten wordt de betaling vaak zo lang mogelijk uitgesteld. Door een betalingstermijn op te nemen in je facturen weet je wanneer je het factuurbedrag op je rekening kunt verwachten. En natuurlijk, als het nodig is, kunt beginnen met het versturen van aanmaningen.

Beste factuurprogramma's op een rij

Hieronder vind je vijf factuurprogramma's waarmee je eenvoudig een factuur opstelt. 

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk dan het complete overzicht met facturatie software.

Wanneer moet je een factuur sturen

• Voor alle leveringen en diensten aan andere ondernemers schrijf je een factuur.
• Indien je aanbetalingen met de klant bent overeen gekomen schrijf je deelfacturen.
• Je verstuurt facturen uiterlijk op de 15e van de maand, de maand nadat de levering of dienst heeft plaatsgevonden.

Eenvoudig factureren met facturatie software

Wil je eenvoudig facturen sturen die aan alle wettelijke eisen voldoen? Gebruik dan facturatie software! Met behulp van een factuurprogramma kun je eenvoudig en snel online facturen maken en automatisch versturen. Zo bespaar je een hoop tijd binnen de administratie.

Informatie voor de ZZP'er

ZZPcentrum.nl is een starters- en informatieportaal voor zzp'ers en freelancers. Volg de laatste ontwikkelingen, zzp opdrachten, artikelen en voorbeelden over alle aspecten van het zelfstandig ondernemen voor een goede start. ZZPcentrum inspireert de zzp'er.