Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10

Factuurtips voor een goed facturatie systeem

Het opzetten van je facturatie systeem is met deze factuurtips niet meer moeilijk. Lees hoe je succesvol kunt factureren, hoe je zorgt dat facturen op tijd worden betaald en hoe je een goede factuur kunt maken. Een passend juiste factuurprogramma is heel belangrijk voor juiste facturatie.

 

Gebruik deze factuurtips om je facturatie systeem op te zetten.

Maak je factuur leuk om te betalen

Verstuur je veel facturen en duurt het soms lang voordat je de betaling binnen krijgt? Het kan helpen om je factuur een leuke draai te geven. Denk bijvoorbeeld aan een vrolijke afbeelding of een leuk bedankje onderaan de factuur. Je springt eruit met je originele factuur en mensen kunnen sneller geneigd zijn om te betalen. Standaard facturen in een PDF bestand trekken niet de aandacht en worden vaak in de wachtrij gezet om op een later tijdstip te betalen. Dit komt vaak omdat de factuur lelijk is opgemaakt of gewoon erg onoverzichtelijk is. Zorg daarom bij het opstellen van een factuur dat alle gegevens duidelijk zijn vermeld. Een factuur moet geen enkele hindernis hebben, zodat je klanten eenvoudig kan factureren.

Factureer vooraf

Vooraf factureren of voorfactureren komt nog niet erg vaak voor, maar is wel een handig om te doen. Je verkleint hiermee het risico op wanbetaling en zorgt voor een betere cash flow. Waarschijnlijk heb je door middel van een offerte al het aantal te werken uren vastgesteld. Overgewerkte uren kan je toch niet factureren, omdat deze buiten het afgesproken aantal uren vallen. Vooraf facturen kan voor de klant ook een drijfveer zijn om sneller te betalen, omdat deze factuur niet tegelijk komt met eventuele andere facturen. Het is tegenwoordig een gewoonte om achteraf te factureren, maar doe je bedrijf en jezelf een plezier en factureer (deels) vooraf.

Kom op tijd in actie

Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan contact op met de klant. Je hoeft niet te accepteren dat een factuur te laat wordt betaald. Jij neemt je bedrijf serieus en je verwacht dit ook van je klanten. Stuur hem of haar een vriendelijk mailtje met daarin de datum wanneer je verwacht het verschuldigde bedrag op je rekening wilt hebben en in de bijlage nogmaals de factuur in PDF. Geen reactie? Dan kun je er achteraan bellen. Dit kan irritant of onvriendelijk overkomen, maar laat wel zien dat je professioneel bent. Check regelmatig of alle facturen zijn betaald. Een Factuurprogramma biedt je de mogelijkheid om dit gemakkelijk en snel te doen.

Maak alles op tijd gereed voor de belastingaangifte

Voor het doen van belastingaangifte is het belangrijk dat je boekhouding up-to-date is. Dit betekent dat ook je facturatie volledig en op orde is. Zorg er dus voor dat je facturen tijdig verstuurd, zodat je gereed bent wanneer de Belastingdienst je administratie wil controleren. Deze stelt het door jou te betalen of ontvangen bedrag aan belasting vast aan de hand van de door jou aangegeven omzetbelasting en inkomstenbelasting. Geef je de gegevens niet op tijd door, dan zal de Belastingdienst zelf je omzet en winst berekenen. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor het door jou te betalen of ontvangen bedrag. Bezwaar op deze berekening kun je alleen maken door zelf bewijs aan te leveren. Zorg dus voor een actueel facturatieoverzicht en een gezonde boekhouding om problemen te voorkomen.

Breng consistentie aan in periodieke betalingen

Factureren hoeft niet moeilijk te zijn. Heb je eenmaal de werkwijze bepaald die het beste bij jouw onderneming past? Dan is het eigenlijk alleen maar zaak om dit door te zetten. Consistent zijn is hierbij heel belangrijk. Heb je klanten die periodiek producten of diensten bij je afnemen? Verstuur je facturen dan in dezelfde regelmaat. Zo weet de klant waar hij aan toe is en loop je niet het gevaar op verlate betaling, doordat er onduidelijkheid bestaat over de factuur. Factureer je op tijd, dan komt de betaling in de meeste gevallen ook op tijd.

Selecteer het factuurprogramma dat bij jou past

Er zijn vele factuurprogramma’s op de markt. Elk van deze programma’s heeft eigen voordelen en opties. Het is dus noodzakelijk om te weten waar je je factuur software voor wilt gebruiken, voordat je over gaat op aanschaf van een pakket. Ook hier geldt de regel dat duurder niet altijd beter is. Er zijn verschillende gratis factuurprogramma’s en proefabonnementen waar je voor kunt kiezen. Zo test je, voordat je geld uitgeeft, welke software het meest geschikt is voor jouw onderneming. Zijn er veel functionaliteiten die je niet gebruikt? Dan is het zonde om het uitgebreide factuurprogramma te nemen. Maar je wilt er na aanschaf natuurlijk ook niet achter komen dat je opties mist. Bedenk daarom van tevoren wat je van je factuurprogramma verwacht en bepaal zo de juiste keuze.

Plan tijd in voor factureren

Zonder facturen te versturen heb je geen inkomsten. Het is dus belangrijk om te zorgen voor consistentie in je boekhouding en facturen op tijd te verzenden. Plan je hier tijd voor in, dan weet je zeker dat je boekhouding altijd actueel is. Schuif je het opstellen van facturen voor je uit? Dan zal er onduidelijkheid bij de klant ontstaan, vergroot de kans op verlate betalingen en wordt de berg werk alleen maar groter. Bepaal dagelijks welke klanten er betaald hebben, wie dat nog moeten doen, wie de betalingstermijn gemist heeft en welke facturen er nog de deur uit moeten, dan voorkom je problemen met de boekhouding en bespaar je veel tijd met ‘lijmen’ achteraf.

Debiteurenbeheer

Het klinkt logisch, maar in de praktijk wordt er niet altijd aan gedacht: actueel debiteurenbeheer. Het is belangrijk om een volledig en actueel overzicht te hebben van je debiteuren. Zo zorg je ervoor dat omzet in de juiste periode wordt geboekt en je altijd een juist beeld hebt van de verdiensten van je onderneming. Wordt een factuur niet op tijd voldaan door de klant? Dan helpt een duidelijk overzicht ervoor dat je betalingsherinneringen op tijd verstuurt en je dus zo snel mogelijk het bedrag kunt innen. Debiteurenbeheer is van levensbelang voor je onderneming, omdat een gebrek hieraan ervoor kan zorgen dat je omzet misloopt. Voorkom met debiteuren administratie dat dat uitgevoerde werkzaamheden te laat of zelfs niet gefactureerd worden.

Gerelateerd: Wat is een debiteur?

Crediteurenbeheer

Voor een goede reputatie van je bedrijf is het belangrijk om rekeningen tijdig te voldoen. Daarbij zorgt het boeken van inkoopfacturen in je factuurprogramma ervoor dat het risico op een betalingsachterstand verkleind wordt. Zo verklein je de kans op sancties en incassoboetes. Crediteurenbeheer is daarmee minstens net zo belangrijk als debiteurenbeheer en voorkomt problemen met leveranciers. Koop je veel producten en diensten in? Zorg dan voor een actueel overzicht van je aankopen en kies voor een factuurprogramma met de optie om credit facturen in te boeken.

Gerelateerd: Wat is een crediteur?

Op zoek naar meer facturatie tips? Lees alle artikelen over factureren.

Products