Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10

Zorgen bij toeleveranciers over e-factureren bij de overheid

De Rijksoverheid volgt een harde lijn bij het uitbannen van papier op kantoor. Vanaf 1 januari 2017 neemt die geen papieren facturen meer in behandeling. Ook een mailtje met een bijgesloten pdf mag niet meer.

De nieuwe voorschriften gelden voor alle nieuwe leveranciers, ongeacht de bedrijfsgrootte. Wie niet zelf over een digitaal factureringssysteem beschikt, kan gebruikmaken van de overheidsinfrastructuur Digipoort, het elektronische factureringsysteem Leveranciersportaal of van de technologie Simplerinvoicing ― waarbij een groot aantal dienstverleners en ontwikkelaars van boekhoudsoftware aangesloten zijn.

Soebatten

Een aantal van de bij Simplerinvoicing betrokken partijen maakt zich in toenemende mate zorgen of de deadline van 1 januari realistisch is. Minder dan drie weken voor invoering liggen er nog veel punten open. 'We zijn nog steeds aan het soebatten over welke informatie welk ministerie wil ontvangen', zegt Jos Wellema, regiodirecteur van Basware. 'De ministeries komen continu met andere eisen en er zitten te veel mensen aan tafel. Dat komt de communicatie niet ten goede. Het mkb en grootzakelijke klanten wachten af.'

Digitaal factureren zou volgens de Rijksoverheid minder arbeidsintensief, effici├źnter en minder fout- en fraudegevoelig zijn. De vraag is of die doelstellingen gehaald worden. Ondernemers die op 1 januari nog geen aansluiting hebben via een van de geselecteerde aanbieders, moeten hun rekeningen handmatig, en dus dubbel, invoeren in Digipoort.

Pdf meest gebruikt

De deelnemers in het overleg Simplerinvoicing vrezen dat de overheid en het mkb nog niet klaar zijn voor e-factureren. 'De meeste mkb-ondernemers vinden een pdf'je al heel digitaal', zegt een van hen.'De visie en koers van de overheid zijn heel sterk', zegt Sven Montijn van Nexus Verus. 'Maar als je kijkt naar de praktijk, dan denk ik dat ze de plank misslaan. 95% van het bedrijfsleven stuurt pdf-bestanden, waarom is er geen overgangsregeling ingesteld?'

Dat de regels alleen gelden voor nieuwe inkoopovereenkomsten ziet de overheid als voldoende overgangsregeling. Nu al zou 42% van alle facturen bij het Rijk digitaal zijn. 'Pdf heeft geen uniformering en een grotere foutenmarge in de verwerking', aldus de woordvoerder.

Laagdrempelig

Montijn, die al werkt voor het ministerie van Infrastructuur en Milieu, de Provincie Utrecht en verschillende gemeenten, is kritisch. 'De overheid is hier zelf nog niet klaar voor', zegt hij. 'Voordat we het punt hebben bereikt dat iedereen gebruik kan maken van Simplerinvoicing zijn we jaren verder. Er zal nog heel veel water bij de wijn moeten.'

MKB Nederland deelt de zorgen van de toeleveranciers niet en gaat uit van een soepele overgang. 'Voor zover wij kunnen overzien, kunnen veruit de meeste bedrijven laagdrempelig en zonder hoge veranderkosten overstappen op e-factureren.' De belangenorganisatie verwacht dat ondernemers die niet over boekhoudsoftware beschikken probleemloos gebruik kunnen maken van alternatieven als Digipoort. Zorgen over de informatievoorziening aan ondernemers heeft MKB-Nederland niet. 'We hebben onze achterban goed en met regelmaat geïnformeerd over de aanpassing van de regels.'

Ook het ministerie van Economische Zaken zegt zich niet te herkennen in de kritiek van de softwareleveranciers en spreekt van een goed voorbereid proces. 'Alle bedrijven in Nederland zijn in principe klaar om met Simplerinvoicing elektronische facturen aan te maken en naar de Rijksoverheid te verzenden. Het Rijk neemt daar een voortrekkersrol in; dat was een nadrukkelijke wens vanuit het bedrijfsleven en medeoverheden.'

Digitaal factureren

Digitaal factureren wordt al op grote schaal toegepast in het bedrijfsleven, al zijn veel afnemers en leveranciers daar niet al te strikt in. De overheid is dat wel en kiest voor een harde knip op 1 januari 2017. Dan moeten alle nieuwe leveranciers hun facturen digitaal indienen. De besparingen zijn enorm, zo berekende Deloitte in het rapport MKBA e-factureren uit 2014.

Hoewel het onderzoek gedateerd is, zeggen de bevindingen wel iets over in hoeverre het mkb de e-factuur in het vizier heeft. In 2012 verstuurde het mkb ruim 11,7 miljoen inkoopfacturen naar 810 overheidsorganisaties. Het aantal facturen dat tussen bedrijven onderling verstuurd wordt, lag in 2012 naar schatting op 1 miljard.

Van die enorme hoeveelheid facturen is een klein deel digitaal. Bij de Rijksdienst bedroeg het aantal elektronische contacten ten tijde van het Deloitte-onderzoek 18% van het totaal (inmiddels zou dat gestegen zijn tot 42%), bij de gemeenten was dat 2% en bij de overige overheidsdiensten slechts 1%. Het CBS publiceerde begin december een onderzoek naar e-facturen in het mkb en kwam uit op ongeveer 8% van het totaal aantal rekeningen bij mkb-bedrijven tot honderd medewerkers.

Bij elektronische verkoopfacturen bedraagt de besparing voor de overheid €1,30 per factuur. 'Het extra maximale besparingspotentieel voor business-to-business is circa €2,6 mrd', aldus Deloitte. De gemiddelde kosten voor alleen al het verzenden van een papieren factuur in het mkb bedragen plusminus €2,40. Een digitale bon versturen kost tussen de €0,05 en €0,30.

Daarnaast formuleert Deloitte een aantal indirecte effecten zoals een stimulans naar digitaal werken, tijdsbesparing en een verbetering van de liquiditeit van ondernemers ― factoring en voorfinanciering door de bank is bijvoorbeeld kansrijker bij een elektronische factuurstroom; ook zouden digitale facturen sneller betaald worden.

De Rijksoverheid is voorloper in het project. In 2018 volgen de decentrale overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen.

Bron: Financieele Dagblad

Products