Factuurprogramma-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10

Een pro forma factuur maken, hoe zit dat?

Wanneer je je klanten alvast wilt laten weten hoe een factuur eruit gaat zien, dan kun je een pro forma factuur maken. Hiermee kan bijvoorbeeld een koerier eventuele papieren al voor elkaar maken en zorgen dat er zo min mogelijk vertraging zal optreden bij de verzending. Het is bij het opstellen van een pro forma factuur erg belangrijk dat je goed laat weten dat het hierbij niet gaat om een echte factuur. Dit doe je bijvoorbeeld door geen factuurnummers bij te voegen en duidelijk de woorden 'pro forma' te gebruiken. Gebruik dus niet het woord factuur, dit kan verkeerde verwachtingen of reacties scheppen en uitlokken.

Hoe kan ik een pro forma nota opstellen?

Je kunt een pro forma factuur maken door hiervoor een programma te gebruiken. Hiermee hoef je alleen maar bepaalde gegevens in te voeren om de gevraagde nota eruit te draaien. Hierna hoef jij hem dan alleen nog maar op te sturen naar de klant. Om dit consequent te doen, kun je hiervoor geautomatiseerde software gebruiken. Hiermee zorg je ervoor dat jij nooit meer achter loopt en tegelijkertijd zorg je er ook nog eens voor dat je jezelf heel veel onnodige papierwerk en vooral tijd bespaart.

Behandeling van een pro forma factuur

Omdat je bij het versturen van een pro forma factuur geen echte factuur verstuurd, hoef je deze dus ook niet in te boeken. De ontvanger gaat de factuur niet betalen want het is niet de uiteindelijke factuur. Een pro forma factuur opstellen doe je dus slechts om informatie over te brengen, maar niet om iemand te laten betalen. Dit gebeurt pas wanneer de echte factuur uiteindelijk gestuurd wordt. Deze factuur zal dan uiteraard wel een factuurnummer bevatten en duidelijk maken dat het hier om een echte factuur gaat door dit duidelijk te vermelden.

Een pro forma factuur is gemakkelijk en duidelijk

Het maken van een pro forma factuur is erg gemakkelijk en je kunt hiervoor een normaal formulier voor facturering gebruiken. Let er dus wel op dat je bovenstaande tips in gedachten houdt. Het moet duidelijk zijn dat het geen echte factuur is. Pro forma staat ook voor 'voor de vorm', dat is de enige reden waarom je zo'n factuur op kunt sturen. Een pro forma factuur maken kan dus zelf of met een programma, het is maar net wat je zelf handig vindt.

Products